Interrupcions i falsos mites de la productivitat (I)

Una de les raons que minven la productivitat de qualsevol persona en un context de treball són les interrupcions, que poden ser de dos tipus:

 

• Internes
• Externes

 
En tots dos casos ens enfrontem a una lluita contra els factors o elements que ens distreuen dins del nostre cap, però també amb les variables externes que no controlem.

En el primer cas hem de ser capaços de mentalitzar-nos per evitar caure a la falsa multitasca. Està demostrat que el cervell només és capaç de realitzar de forma òptima una tasca alhora, per això és convenient que comencem a assumir que al nostre paradigma de treball hem de focalitzar la nostra atenció a l'ara i en una única tasca en cada ocasió. La tècnica pomodoro és una manera perfecta d'entrenar de manera progressiva i gamificada les interrupcions intrínseques que tenim.

En el segon cas hem de fer un recompte dels microtalls habituals. És senzill fer una llista amb els més comuns. La clau és el respecte màxim a la tasca present, la pedra de toc de tot bon sistema:

1. Trucades de telèfon: L'espina dorsal de moltes activitats es fonamenta en l'entrada i la sortida d'ítems per aquest mitjà, és a dir, viuen i moren a través d'aquest mitjà de comunicació. Però hi ha un mesurador clau, el temps/energia que consumeix la recepció i la classificació d'aquests contactes, que depèn de la persona, l'interlocutor i la naturalesa de la trucada. Superat aquest llindar som improductius, però la mesura que cal prendre és clara: deixar de contestar fins que siguem capaços de reprendre el ritme i «cremar» tasques.
2. Mail: És cert que molts treballs giren al voltant d'aquest canal d'ítems, però passa igual que amb el telèfon. Si sovint atenem i mirem la bústia, la nostra feina se centrarà en identificar i processar les tasques que sorgeixen d'aquesta font d'ítems. Per això hem d'establir moments concrets de baixa activitat per fer una revisió i classificació ràpida per realitzar/executar posteriorment.
3. Notificacions del telèfon intel·ligent: Només les persones o motius laborals més importants han d'estar activades i fins i tot, en alguns casos, hem d'apagar aquesta funció que està matant progressivament els nostres fluxos de treball. 
4. Peticions de companys/clients/proveïdors: Aquesta pluja d'ítems ha de ser canalitzada com una teulada de dues aigües a dues velocitats diferents. Una lenta per guanyar temps/postposar fins a la finalització de la tasca present i una segona més ràpida d'ítems de dos minuts que podem fer sense consum excessiu d'energia/temps.
5. The end line: Moltes vegades la manca de planificació fa que hàgim d'interrompre una tasca perquè no hem complert terminis en la finalització d'una altra. La productivitat personal i col·laborativa sostinguda genera que es vagin complint terminis i que aquestes «sorpreses d'última hora» siguin cosa del passat i deixin de trencar els nostres fluxos de treball en desplomar-se els casos de dates «abissals».

La solució no és fàcil, però nosaltres us en proposem algunes que poden servir i que són una barreja de sentit comú, canvi d'hàbits i modificació del comportament dels que ens envolten:

• Espai de pensament: Moltes vegades és impossible però, si podem, hem de crear i generar moments de la nostra jornada laboral amb un espai físic separat del que ens pot interrompre. Podem agafar el portàtil/tablet i anar-nos a una sala o despatx, realitzar aquesta tasca en format teletreball o qualsevol altra solució que ens aparti dels corrents de distracció del nostre context de treball.
• Barreres físiques: Un simple panell de separació ens pot donar una major privadesa i també una indirecta tangible als que ens envolten perquè ens interrompin menys. L'ésser humà en el fons atén els estímuls i si no estem a la vista el «primat d'oficina» et deixarà en pau, llevat que pugi a un arbre per atalaiar l'horitzó.
• Modulació del NO i la DELEGACIÓ: En qualsevol sistema de productivitat avançat, aquestes dues mesures són vitals per millorar la nostra eficiència. Llevat dels que pertanyin als Venjadors oa la Lliga de la Justícia, normalment no tenim superpoders que ens permetin fer-ho tot. Per això hem d'usar la negació plausible com una eina per no fer allò que no ens correspon, ens desborda o simplement és fora del nostre abast en aquests moments per manca de temps o recursos. De la mateixa manera, hem de ser capaços de delegar tasques. Ningú no és imprescindible, per tant, davant d'un possible col·lapse o incompliment futur hem de ser capaços d'assignar aquesta tasca, encara que sigui temporalment, a un altre membre de l'organització.
• Horaris de tancament laboral: Igual que la clientela sap que hi ha un horari d'obertura i tancament, el nostre entorn ha d'entendre que en certs moments de la jornada laboral no estem per atendre noves tasques perquè estem centrats en altres. Aquest acord tàcit o real només s'aconsegueix mitjançant la negociació. Si nosaltres complim els nostres terminis de venciment a canvi d'aquests «tancaments», el nostre entorn podrà entendre que haurà d'esperar «que obrim la finestreta» perquè és millor per al negoci i la marxa dels projectes.

Si voleu ampliar detalls, us pot resultar interessant escoltar el podcast de l'empresa: Productivitat Mòbil, on es tracten aquests i altres temes similars.